Maßnahmen zur Kostensenkung

Von der kurzfristigen Einsparung zum strategischen Kostenmanagement

Business Excellence | Kostensenkung
Autor: Marc Zöller | letzte Aktualisierung: 21.11.2024 

Einsparungen an den richtigen Stellen können die Ertragssituation eines Unternehmens erheblich verbessern. Mehr noch, die richtige Kostenoptimierung kann Wachstum, Investitionen und Innovation fördern. Entscheidend für den Erfolg ist ein professionelles Kostensenkungsprogramm, das die individuelle Situation des Unternehmens berücksichtigt und davon abgeleitet ein optimiertes und systematisches Vorgehen sicherstellt. Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Verankerung einer nachhaltigen Disziplin im Rahmen eines Kostenmanagements, das programmatisch Kosten optimiert und Ressourcen an die Bereiche vergibt, die dem Unternehmen den größten Nutzen bringen.

Häufig werden Personalkosten als der Hauptkostentreiber und infolgedessen als alleiniges Mittel für umfangreichere Einsparungen genannt. Nach einer solchen Erkenntnis kehrt typischerweise erst einmal Ernüchterung ein, da Entlassungswellen neben allen wirtschaftlichen und sozialen Bedenken schon allein rechtlich gesehen nur schwer umsetzbar sind. Also kann man doch eigentlich nicht viel zur Reduktion der Kosten tun, oder? Falsch! Man kann in jedweder Unternehmenssituation sehr viel mehr unternehmen. Denn weder die Resignation ob der Herausforderung noch der personelle Kahlschlag stellen ideale Lösungen für nachhaltige Kostensenkung dar.

Zur nachhaltigen Optimierung der Kostenbasis gibt es viele Möglichkeiten, von denen wir einige in diesem Artikel beleuchten werden. Die aufgezeigten Optionen umfassen unterschiedliche Ausprägungen der Kostenreduktion mit unterschiedlichem Zeithorizont und sind daher entsprechend situativ anzuwenden. Angefangen beim Eingriff in die reine Kostenbasis, über die Optimierung von Aufbau- und Ablauforganisation bis hin zur Portfolioanpassung, finden Sie im Folgenden eine Fülle potenzieller Maßnahmen, welche die Daueraufgabe Kostensenkung für Sie effektiver machen können: 

"Strategisches Kostenmanagement ist eine Investition in die Zukunft, 
kurzfristige Kostensenkung sichert die Gegenwart."

Wie Sie zudem typische Fehler bei der Herangehensweise vermeiden, lesen Sie in unserem Artikel „Das Problem mit der Kostensenkung – 10 Ansichten, mit denen Sie die Kosten in Ihrem Unternehmen garantiert weiter erhöhen (und wie Sie dem entgegenwirken können).“

Kostensenkung durch Kostenmanagement

Das Kostenmanagement im engeren Sinne bezieht sich auf die kurzfristige Eliminierung nicht betriebsnotwendiger Ausgaben anhand eines systematischen Vorgehens. Konkreter Startpunkt beinahe jeder operativen Kostensenkung ist der Blick auf die aktuelle Istkostenbasis, das sogenannte Baselining. Hierbei werden sämtliche Kosten eines ganzen Unternehmens oder eines Teilbereichs transparent strukturiert und analysiert.

Erkennbare Unregelmäßigkeiten ergeben sich teilweise bereits durch die Höhe bzw. die Entwicklung einiger Kostenpositionen. Spätestens der Vergleich mit Plankosten und die Einbeziehung der Strategie sowie des herbeizuführenden Zielzustands führen dann zur Identifikation der größten Hebel zur Kostensenkung.

Unterteilt man die Kosten beispielsweise anhand ihrer Natur in die drei groben Kategorien Personalkosten, personalbezogene Kosten und sonstige Kosten, so kann man die folgenden Maßnahmen stringenten Kostenmanagements als eine Art Checkliste nutzen. Ohne darüber hinausgehende Maßnahmen, wie in den Folgekapiteln beschrieben, ist jedoch nur ein einmaliger bzw. recht kurzfristiger Effekt aus diesen zu erwarten.

Personalkosten

• Einführen eines Einstellungsstopps oder selektivere Einstellungen basierend auf konkreten strategischen, vertrieblichen oder produktiven Zielen (Vorsicht: Dieser zwar wichtige Punkt entspricht einer Kostenvermeidung, nicht einer Kostensenkung)
• Herabsetzen der Arbeitszeit durch Überstundenabbau, Kurzarbeit, Erweiterung der Spielräume auf Arbeitszeitkonten
• Umwandlung von entgeltlichen Zuschlägen in Zeitguthaben, beispielsweise bei Mehrarbeitszuschlägen, Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld
• Interne Werbung für Teilzeitarbeit oder Altersteilzeitmodelle
• Umgestaltung der Gehaltsstruktur in Form von mehr variablen Entgeltkomponenten
• Reduktion von externem Personal bzw. Leiharbeitnehmern
• Prüfung freiwilliger Sozialleistungen

Personalbezogene Kosten

• Streichung bzw. restriktive Handhabung von Weiterbildungskosten
• Streichung bzw. restriktive Handhabung von Geschäftsreisen, Vorgabe hinsichtlich Reiseklassen (kleine Mietwagenklassen, 2. Klasse im Zug, Economy bei Flügen)
• Streichung bzw. restriktive Handhabung von Softwarebestellungen ohne Einschränkung der konkreten Tätigkeit (v.a. Zusatz-Tools, Add-Ins, nicht mehr benötigte Lizenzen)
• Verschieben von Bestellungen zur Aktualisierung persönlicher IT-Hardware und Prüfung der Klasse bei erforderlichen Ersatz- oder Neuanschaffungen (es müssen nicht immer iPhone und Macbook sein)
• Einsparung von Mietkosten bzw. Vermeidung von Opportunitätskosten durch Vermietung bei nicht länger genutzten Flächen durch flexiblere Arbeitsmodelle wie Homeoffice, Desk-Sharing, Verkleinerung von Flächen, etc.
• Reduktion der Bestellung von Büromaterial

Sonstige Kosten

• Verhandlung der Einkaufspreise von gekauftem Material oder vorübergehende Rabattierung aufgrund der vorliegenden Geschäftslage
• Verhandlung der Einkaufspreise von gekauften Dienstleistungen oder vorübergehende Rabattierung aufgrund der vorliegenden Geschäftslage
• Verkleinerung der Bestellmengen von direktem Material bei schlechter Auftragslage zur Reduktion der Gesamtsumme, auch wenn die Preise in Relation ggf. etwas höher ausfallen
• Vergrößerung der Bestellmengen von direktem Material bei guter Auftragslage, um weitere Rabattstufen zu nutzen, auch wenn die Gesamtsumme etwas höher ausfällt (Effizienzsteigerung)
• Synergien erzeugen durch Zusammenfassung von Bestellungen über mehrere Funktionsbereiche und/oder Lieferanten hinweg
• Restriktive Handhabung der Ausgaben für Marketing und Beratung (nur Kosten mit klarem Bezug zur Verbesserung der Lage akzeptieren)
• Streichung weiterer nicht betriebsnotwendiger Dienstleistungskosten

Kostensenkung durch Prozessoptimierung

Die Optimierung historisch gewachsener Abläufe oder auch die Einführung benötigter Prozesse, Programme und Technologien kann signifikantes Einsparpotenzial freisetzen. Die tiefgreifende Wissen Ihrer Mitarbeitenden als kontinuierliche Nutzer der existierenden Prozesse ist hierbei besonders relevant. Beziehen Sie sie in die Veränderungen mit ein, führen Sie Workshops durch und geben Sie ihnen Handlungsspielräume für die direkte Umsetzung von Verbesserungen.

Betrachten Sie im Zuge der Prozessoptimierung sowohl die wertschöpfenden Funktionen des Unternehmens als auch die wertunterstützenden Verwaltungsfunktionen. Oft sind es besonders die Verwaltungsfunktionen, die großes Potenzial aufweisen (Stichwort: Lean Management).

Unabhängig davon, ob Sie bestehende Prozesse optimieren oder gänzlich neue Prozesse schaffen, sollten diese immer konsequent auf den größtmöglichen Kundennutzen ausgerichtet sein.

Optimierung bestehender Prozesse
(Business Process Optimization)

• Eliminierung von redundanten Prozessen und Prozessschritten
• Vereinfachung von Prozessen durch Reduktion von Schnittstellen
• Standardisierung von Prozessen und Programmen
• Kombination von Prozessen und Prozessschritten
• Parallelisierung und Beschleunigung von Arbeitsschritten
• Automatisierung von Prozessen und Prozessschritten
• Digitalisierung von Prozessen und Prozessschritten
• Insourcing bzw. Outsourcing ganzer Prozesse

Implementierung neuer Prozesse
(Business Process Reengineering, Zero-Based Redesign)

• Grundsätzliche Neugestaltung von Prozessen, die den (Prozess-)Kunden in den Mittelpunkt stellen und nicht vom aktuellen Prozesslayout ausgehen
• Einführung von Zero-Based Budgeting, das sämtliche Ausgaben hinterfragt, in Bezug auf ihre Notwendigkeit auf den Prüfstand stellt und Investitionen in die potenziellen Wachstumsbereiche Ihres Unternehmens fördert
• Einführung eines Anreizsystems in Form eines Vorschlagswesens zur Belohnung Ihrer Mitarbeitenden für innovative und hilfreiche Vorschläge zur Kostensenkung
• Einführung eines Systems für professionelle Personalentwicklung und Kompetenzmanagement
• Implementierung neuer effektiver und effizienter Richtlinien zur schnellen Umsetzung der Erfordernisse hinsichtlich der Kostensenkung, bspw. in Form von One-Pagern
• Prüfung und Neuentwicklung eines modernen Managementsystems, welches operative und strategische Aspekte kombiniert und zeitnah Daten zur Geschäftssteuerung liefert (finanzielle und nicht-finanzielle Kennzahlen)

Kostensenkung durch Reorganisation

Ablauf- und Aufbauorganisation sind sehr eng miteinander verzahnt und sollten grundsätzlich aufeinander abgestimmt sein. Bereits bei der Schnittstellen- und Rollenbetrachtung während der Prozessoptimierung werden häufig Ineffizienzen der aktuellen Organisationsstruktur deutlich. Eine genauere Überprüfung Ihrer Organisation im Rahmen eines Healthchecks offenbart im Laufe der Zeit gewachsene Unregelmäßigkeiten, inkonsistente und redundante Funktionsbereiche. Diese gilt es zu eliminieren, um eine schlagkräftige und effiziente Organisationsstruktur zu schaffen und beinahe schon als Nebeneffekt die Kosten zu reduzieren.

Im Rahmen der Organisationsentwicklung können je nach Situation zudem Hierarchien abgebaut, Overhead-Kosten verringert, die Span of Control vergrößert und Silo-Denken abgeschafft werden. Bei der Überarbeitung Ihres Betriebsmodells helfen Ihnen die Greenfield Approaches wie Zero-Based Redesign, die Ihnen die notwendige Gestaltungsfreiheit geben und den Fokus auf den Soll-Zustand anstelle des Ist-Zustands legen.

Neben der Eliminierung und Konsolidierung von Funktionseinheiten sollte auch die Zentralisierung bestimmter Funktionsbereiche geprüft werden. Sogenannte Shared Service Center können besonders im Verwaltungsbereich Aufgabenbereiche in sich bündeln und die entsprechenden Leistungen zentral für mehrere Funktionsbereiche erbringen. Das spart nicht nur Kosten im Vergleich zur dezentralen Handhabung, es sorgt auch für die Bündelung bislang in der Organisation verstreuter Expertise und eine optimierte Aufstellung zur weiteren Effizienzsteigerung. Zieht man nun noch die Standortfrage für diese Shared Service Center in Betracht, können die Kosten bei gleichbleibender Leistung weiter reduziert werden.

Zur umfassenden Organisationsentwicklung gehört auch die Etablierung eines handlungsrelevanten Kultur- und Werteprogramms. Kultur lässt sich jedoch nicht einfach „machen“, sie entsteht mit der Zeit durch das Vorleben von Werten, die Art der Zusammenarbeit und einen klaren Handlungsrahmen. Strategisches Kostenmanagement muss fest im Bewusstsein der Mitarbeitenden verankert und aktiv (vor-)gelebt werden. Daher ist die Etablierung einer Eigentümerkultur entscheidend für die nachhaltige und kontinuierliche Kostenoptimierung.

Kostensenkung durch Portfolioanpassung

In manchen Fällen hilft selbst die umfassendste Transformation noch nicht genug, um den nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens sicherzustellen. Eine strategische Neuausrichtung des Unternehmens inklusive der Vorbereitung und Durchführung von Portfolioanpassungen wird nötig. Solche Anpassungen können sich auf mehrere Ebenen des Unternehmens erstrecken und umfassen beispielsweise Funktionsbereiche, Produktlinien, Geschäftssegmente und ganze Unternehmen.

Zunächst gilt es, die Verkleinerung der betrachteten Organisationsteile zu prüfen, indem man sich auf die eigenen Kernkompetenzen fokussiert und auch den externen Blick auf den Markt und die Wettbewerber nicht scheut. Die den Geschäften zugrundeliegenden Business Cases müssen nicht nur gesamthaft positiv sein, sie müssen diese positiven Ergebnisbeiträge je nach Situation des Gesamtunternehmens auch zeitnah leisten können.

Erfüllen Geschäftsteile nicht die in sie gesetzten wirtschaftlichen Erwartungen, kann die Anpassung des Produkt- und Service-Portfolios durch Veräußerung (Buyout) ein probates Mittel sein, um ein Unternehmen gesundzuschrumpfen. Gleichzeitig wird dadurch dringend benötigtes Kapital eingenommen, das in die Kernbereiche des Unternehmens investiert werden kann, um deren Überleben zu sichern. Ein solcher Vorgang kann zudem dazu führen, dass es nicht nur dem verkaufenden Unternehmen wirtschaftlich besser geht. Aus Sicht des betreffenden Unternehmensteils, kann der Käufer gegebenenfalls ein passenderes Zuhause darstellen und so mehr Wachstum und wirtschaftlichem Erfolg ermöglichen. Ein schönes Beispiel dafür, dass solche Veräußerungen keineswegs nur negativ zu werten sind.

Neben der beschriebenen Option von Carve-Outs und Buyouts kann jedoch auch die umgekehrte Sichtweise, nämlich der Zukauf im Rahmen von Mergers and Acquisitions (M&A), ein adäquates Mittel zur Sicherstellung des wirtschaftlichen Erfolgs sein. Die Realisierung von Synergien im Zuge einer professionellen Post-Merger Integration durch das Erreichen einer kritischen Größe oder die Durchdringung eines neuen Marktes sind nur einige der potenziellen Vorteile von Unternehmenszusammenschlüssen bzw. -übernahmen. Unterziehen Sie je nach eigener Strategie und Situation Wettbewerber, Kunden und/oder Lieferanten einer sorgfältigen Prüfung hinsichtlich wirtschaftlich sinnvoller Gelegenheiten.