Warum ist Prozessoptimierung wichtig?

Business Excellence | Prozessoptimierung
Autor: Laura Zöller | letzte Aktualisierung: 18.04.2024

Herausforderungen im Prozessmanagement

Die Leistung eines Prozesses wird klassischerweise im Dreieck "Kosten - Zeit - Qualität" dargestellt (siehe Abbildung unten). Dabei ist das Streben nach Effizienz ein zentrales Anliegen für Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe oder der Industrie. So bildet das ökonomische Prinzip, mit geringstmöglichem Einsatz den größtmöglichen Wert zu generieren, die Grundlage für viele operative Abläufe.

In der täglichen Praxis stoßen Unternehmen jedoch oft auf Herausforderungen, wenn es um die operative Prozessgestaltung geht. Hier eine Auswahl der potentiellen Schwierigkeiten:

• Die Prozesse enthalten unnötige Schritte, die keinen Wert (mehr) stiften
• Prozessschritte sind zu komplex, wurden nicht vereinfacht oder digitalisiert
• Die Prozessteilnehmer kennen den Prozess gar nicht oder sind nicht ausreichend über ihre Aufgaben und dazu erforderlichen Fähigkeiten geschult
• Es mangelt an Kommunikation zwischen den Prozessteilnehmern, sodass es zu Missverständnissen kommt
• Es liegen Engpässe vor, weil einige Prozessschritte überlastet sind, wodurch Verzögerungen entstehen
• Verschiedene (IT-) Systeme und Tools sind mangelhaft integriert, sodass der Prozess fehleranfällig oder zu langsam wird
• Es fehlen Standards im Prozess und die Prozessqualität oder -Dauer schwankt dadurch
• Der Bedarf des Kunden über das benötigte Endresultat wurde nicht richtig erfasst und der Prozess liefert nicht den gewünschten Output in der nötigen Qualität

All diese Punkte führen dazu, dass Zeit und Geld verschwendet werden und im schlimmsten Fall die Kundenzufriedenheit aufgrund schlechter Produkt- oder Dienstleistungsqualität sinkt. In den meisten Geschäftsprozessen liegen daher große Potentiale für bessere Qualität, höhere Effizienz und erhebliche Kosteneinsparungen. Durch eine Prozessoptimierung können diese Potenziale gehoben und die so gewonnenen Ressourcen für wertschöpfende Aktivitäten verwendet werden. 

Neben der Prozesseffizienz kann der Qualitätsaspekt und damit die Prozesseffektivität nicht stark genug betont werden. Der Prozessoptimierung haftet oft das Mantra von reinen Kosten- oder Zeiteinsparungen an, sie sollte jedoch ganzheitlicher betrachtet werden. Auch ein hocheffizienter Prozess, der nicht das Ergebnis liefert, das der Kunde benötigt, ist kein guter Prozess. Durch eine stärkere Kundenzentrierung können Kundenwünsche und Innovationen für den Kunden schneller und besser umgesetzt und die Kundenzufriedenheit erhöht werden. 

Ein weiterer wichtiger Zusatzpunkt: Ein optimierter Prozess muss nicht zwangsläufig starr und festgefahren sein und rein auf Schnelligkeit und Effizienz abzielen. Je nach Themenfeld bedarf es durchaus Raum für Gestaltung und Kreativität, sodass der Prozess mehr wie eine Leitplanke denn wie eine feste Schiene zu sehen ist. Flexibilität, Kreativität und effiziente Prozesse sollten sich keinesfalls ausschließen, und nicht jeder Prozess ist für eine komplette Standardisierung sämtlicher Arbeitsschritte geeignet.

Für welche Prozesse ist die Prozessoptimierung geeignet?

Ein Prozess ist eine wiederkehrende Abfolge von Handlungen bzw. Schritten, die darauf abzielen, ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen bzw. die erforderlichen Aufgaben in der jeweiligen Organisation zu erledigen. Der Kunde eines Prozesses kann dabei ein externer Endkunde oder auch ein interner Kunde sein, beispielsweise der Empfänger einer internen Berichterstattung. Zudem ist nicht jeder Prozess formalisiert und beispielsweise in einem System erfasst. Es gibt in der Praxis oftmals informelle Prozesse, die aber dennoch alle Mitarbeitenden kennen und in mehr oder minder standardisierter Form abarbeiten.

Grundsätzlich können alle Abläufe in sämtlichen Bereichen und Abteilungen eines Unternehmen optimiert werden, um ihre Effizienz, Qualität, Kundenzentriertheit und Wertschöpfung zu steigern. Wichtig dabei ist ein klar strukturiertes Vorgehen und die erforderliche Methodik. Um dies realistisch umsetzen zu können, ist zudem eine stringente Priorisierung vonnöten, die im besten Fall an den strategischen und den daraus abgeleiteten operativen Zielen einer Organisation ausgerichtet ist.

In Bezug auf Prozessarten für die Optimierung wird häufig zuerst an die direkt wertschöpfenden Prozesse gedacht, wie beispielsweise in der Produktion, bei der sich Taktung, Ressourceneinsatz und Fertigungslayouts optimieren lassen. Wertunterstützende Themen wie Forschung und Entwicklung, Vertrieb und Marketing, Verwaltungsfunktionen wie Personal, Buchhaltung oder Controlling oder abteilungsübergreifende End-to-End-Prozesse wie beispielsweise "Order to Cash" werden in Bezug auf Optimierung häufig vernachlässigt. Deshalb findet sich gerade dort oftmals viel Optimierungspotential. 

Zudem lassen sich nicht nur streng datengetriebene, zeitlich getaktete Prozesse verbessern, sondern auch kreativere Abläufe wie beispielsweise die Entwicklung neuer Lösungen, Vertriebsprozesse mit vielen zwischenmenschlichen Aktivitäten und Schnittstellen oder das Innovationsmanagement.

Je nach Anwendungsfall kann der optimierte oder neue Prozess eher Leitplanken mit groben Prozessschritten darstellen, die Freiraum und Agilität bieten oder auch einen stark standardisierten Prozess darstellen, welcher detaillierte Prozessschritte mit IT-Systemanbindung, Workflow Management Tools und zeitlicher Taktung beinhaltet. So ist in allen Belangen höchster Fokus auf Wertschöpfung und bestmögliche Effizienz in sämtlichen Bereichen des Unternehmens sichergestellt.