Welche Methoden zur Prozessoptimierung gibt es?

Business Excellence | Prozessoptimierung
Autor: Laura Zöller | letzte Aktualisierung: 19.04.2024 

Es gibt verschiedene Ansätze und Methoden, die Ihnen bei der Prozessanalyse und -optimierung helfen können. Viele dieser oft genutzten Methodologien sind ganzheitliche Managementansätze und keineswegs bloße Methodenkoffer, wie beispielsweise Lean oder Agile Management. Allerdings ist es durchaus möglich, sinnvolle Vorgehensweisen aus verschiedenen Methodologien zu extrahieren, um die geeignetste Herangehensweise für Ihre spezifische Prozessoptimierung als Kombination verschiedener Ansätze zu gestalten. An einigen Stellen gehen die Ansätze auch ineinander über und sind insofern nicht immer trennscharf anwendbar.

Einige ausgewählte Ansätze, die bei uns während der Optimierung zum Tragen kommen können, haben wir im Folgenden für Sie zusammengefasst. Wichtig ist dabei, dass nicht alle Ansätze und Tools dieser beispielhaften Liste in jeder Situation und in jeder Phase der Prozessoptimierung geeignet sind. Es sollte genau abgewogen werden, welche Methodik in welchem Fall Sinn ergibt. Viel hilft nicht zwingend viel - und im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung ist es oftmals absolut in Ordnung, erst einmal mit kleineren Verbesserungen anzufangen und nach und nach die volle Effizienzstufe der Prozesse zu erreichen. 

Methoden der Prozessoptimierung

Lean Management 

Lean Management, manchmal auch einfach "Lean" genannt oder in Bezug auf Verwaltungsfunktionen als "Lean Administration" bezeichnet, fokussiert die kontinuierliche Identifizierung und Eliminierung von Verschwendung und somit eine schlanke Prozessgestaltung. Auf diese Weise soll höchstmögliche Wandlungsfähigkeit, Agilität und Effizienz erreicht werden. 

Weitere Grundprinzipien sind die Ausrichtung aller Tätigkeiten auf den Kunden, die ständige Verbesserung der Qualität sowie die Einrichtung eines bedarfsgesteuerten Systems ("Pull" statt "Push"). Oft genutzte Lean-Instrumente sind beispielsweise die 5 S-Methode (Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren, Selbstdisziplin) oder der PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act) zur Projektsteuerung. 

Six Sigma 

Six Sigma und der damit verwendete DMAIC-Zyklus (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) setzt verstärkt auf statistische Methoden, um Prozesse zu messen und zu überwachen. So zeigt sich bereits im Namen Six Sigma das statistische Ziel, sechs Standardabweichungen rechts und links vom Prozessmittelwert immer die Spezifikationen zu treffen, die der Kunde vorgibt. 

Im Vordergrund von Six Sigma stehen also vor allem die weitestgehend gleichbleibende Qualität des Prozessergebnisses, größtmögliche Prozessstabilität, höchstmögliche Standardisierung und größtmögliche Perfektion. Voraussetzung für die sinnvolle Anwendung der Six Sigma Logik ist, dass weder Ursachen noch Lösungen des vorliegenden Problems bekannt sind und eine entsprechende Komplexität vorliegt.

Total Quality Management

Total Quality Management (TQM), zu Deutsch "Umfassendes Qualitätsmanagement", ist mit Lean Management, Kaizen und auch Six Sigma eng verbunden und wird oftmals als deren Vorläufer bezeichnet. Es handelt sich dabei um einen ganzheitlichen und eher strategischen Ansatz, der Qualität in allen Prozessen, Bereichen und Ebenen einer Firma in den Vordergrund stellt. Dieses Denken soll von allen Mitarbeitenden getragen und gelebt werden. So wird sichergestellt, dass die Anforderungen der Kunden zu jeder Zeit, in allen Abteilungen, Abläufen und Initiativen im Vordergrund stehen. 

Als Weiterentwicklung von TQM ist im deutschsprachigen Raum auch die ISO 9001-Zertifizierung zu nennen. Im Kontext der Prozessoptimierung ist TQM daher insbesondere wichtig, um eine Kultur der Qualität, der Kundenorientierung und der kontinuierlichen Verbesserung mittel- und langfristig im Unternehmen zu verankern. 

Agile Management und Design Thinking

Prozessoptimierung gilt manchmal als starr und unkreativ. Tatsächlich lassen sich verschiedene agile Tools und Methoden jedoch wunderbar anwenden, um Prozesse kundenorientierter und dynamischer zu gestalten. Iterative und agile Projektmanagementmethoden wie Scrum erlauben Flexibilität, inkrementelle Verbesserung und im Rahmen von Retrospektiven und Reviews auch die Identifizierung weiterer Optimierungspotentiale. Design Thinking fokussiert mit kreativen Techniken und schnellem Prototyping den höchsten Nutzen für den Anwender und fördert so eine nutzerzentrierte Optimierung. Nutzer- und Kundenbefragungen (User Research / Customer Research) ermöglichen es, die richtigen Probleme zu lösen und zusätzliche Mehrwerte zu schaffen. 

Der allgemeine Fokus agiler Methoden auf cross-funktionale Teams und interdisziplinäre Zusammenarbeit harmoniert oftmals stark mit der Optimierung von E2E-Prozessen, bei denen ohnehin Stakeholder verschiedener Bereiche zusammentreffen. Abschließend sei erwähnt, dass Agile Management und Design Thinking keine klassischen Methodologien zur Prozessoptimierung sind, aber wie bereits eingangs erwähnt sinnvolle Methoden aus beiden Ansätzen hilfreich in der Prozessverbesserung sein können.

Business Process Management

Business Process Management (BPM) ist eine Herangehensweise, mit der Geschäftsprozesse systematisch erfasst, überwacht und kontinuierlich verbessert werden können. Oftmals werden Software-Tools zur Automatisierung und Visualisierung der gesamten Prozesslandschaft genutzt. Insbesondere hervorzuheben ist die Ganzheitlichkeit von BPM - es zielt nicht primär auf eine einzelne Prozessoptimierung ab, sondern soll ein langfristiges System zum dauerhaften Steuern und Optimieren der Prozesse eines Unternehmens darstellen. 

Prozesse werden transparent gemacht, Gesamtzusammenhänge zwischen den Geschäftsprozessen werden deutlich. Das BPM ist daher besonders auch bei der organisatorischen und kulturellen Verankerung in der Organisation wichtig - gibt es kein aktives Prozessmanagement und keine Prozessverantwortlichen in einer Organisation, kann auch die beste Einzelprozessoptimierung ihre Wirkung nicht voll entfalten. 

Business Process Reengineering / Zero-Based Redesign

Soll ein Prozess von Grund auf neu modelliert werden, sei es, weil er bisher nicht existiert hat oder weil man ohne Vorbelastung durch den aktuellen Prozess in das Prozessdesign starten möchte, so bietet sich Business Process Reengineering an - manchmal auch Zero-Based Redesign genannt. Es handelt sich hierbei um eine radikale Neugestaltung oder Umgestaltung von Prozessen. Da hier deutlich freier als bei der schrittweisen Optimierung bestehender Prozesse gedacht werden kann, können hier oftmals Innovation und die Verwendung neuer Technologien wie aus dem Bereich der Künstlichen Intelligenz (KI) deutlich stärker ausgeprägt sein.

Besonders im Zuge von Reorganisationen, strategischen Neuausrichtungen und der Neugestaltung des Operating Models kommt oft der Wunsch nach einem "Greenfield-Ansatz" auf, bei dem Prozesse nicht nur angepasst, sondern vollständig revolutioniert werden.