Beratung für Prozess-optimierung
Beratung für nachhaltige Prozessoptimierung:
Mit unserem Siventus Process Optimization Program steigern wir die Effektivität und Effizienz bestehender Abläufe oder erschaffen vollkommen neue Prozesslandschaften.
Effektive und effiziente Prozesse
Veränderungen verlangen Anpassung von Abläufen
Prozesse sowie deren Effektivität und Effizienz sind die Kernelemente eines Operating Models. Trotzdem gibt es kaum einen anderen Bereich, der ein solch großes Optimierungspotential aufweist: Ob ineffiziente Abläufe, unzureichende Ergebnisqualität oder unzufriedene Kunden – es gibt zahlreiche Ausprägungen, in denen sich suboptimale Prozesse zeigen.
Noch dazu steigt durch Unternehmensübernahmen, organisatorische Veränderungen, Kosten- und Zeitdruck, sowie neue Technologien der Druck auf Unternehmen, immer schneller und flexibler zu agieren – besonders auch in Verwaltungsfunktionen.
Herausforderungen der Prozessoptimierung
Dass optimale Abläufe oft nicht gelingen, hat zahlreiche Gründe: Von veraltetem Prozessdesign über mangelhafte Ausführung, gestiegene Komplexität zu fehlenden Schulungen. Häufig werden auch übereilt Symptome bekämpft, statt konkrete Ursachen zu ermitteln und nachhaltige Lösungen zu entwickeln. Doch ohne durchdachte Prozessoptimierung sind die Ergebnisse unzureichend, wird Zeit und Geld verschwendet und die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit sinken.
Methoden erfolgreicher Prozessoptimierung
Erfolgreiche Prozessoptimierung braucht die geeignete Methodik, mutige Entscheidungen und ausreichend Zeit sowie einen umfassenden Blick auf die ganze Prozesslandschaft statt nur auf Prozessausschnitte. Sie beginnt mit einer klaren Definition der Ziele und der passenden Vorgehensweise:
- Business Process Optimization fokussiert die schrittweise Optimierung vorhandener Prozesse durch die Reduktion von Verschwendung jeglicher Art.
- Business Process Reengineering stellt als Greenfield Approach hingegen die notwendigen wertschöpfenden Aktivitäten in den Vordergrund, anhand derer vollkommen neue Prozesse konzipiert werden.
Beide Ansätze können während eines Optimierungsprojektes für unterschiedliche Prozesse und Organisationseinheiten eingesetzt werden. Optimierung oder Neudesign von Prozessen sollte immer gemeinsam mit den direkten Prozess-Stakeholdern erarbeitet und umgesetzt werden. Noch dazu sind klare Kommunikation und sinnvolle Schulungen wichtig, um die neuen Prozesse erfolgreich in der Organisation zu verankern.
Bestandteile und Vorteile erfolgreicher Prozessoptimierung
Erfolgreiche Prozessoptimierung basiert auf einem strukturierten, ganzheitlichen Ansatz, der sich an den strategischen Zielen Ihres Unternehmens orientiert. Zunächst erfolgt eine umfassende Analyse der gesamten Prozesslandschaft – statt punktueller Betrachtung einzelner Abläufe – um Verbesserungspotenziale systematisch zu identifizieren. Dabei kommt je nach Situation die passende Methodik zum Einsatz: Während Business Process Optimization durch schrittweise Reduktion von Verschwendung besticht, entwickelt man im Business Process Reengineering mit einem Greenfield-Ansatz völlig neue, wertschöpfende Abläufe.
Frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden, gezielte Schulungen und eine offene, zielgruppengerechte Kommunikation machen die angestrebten Veränderungen greifbar. So entsteht eine agile und flexible Prozesslandschaft, die nicht nur Kosten senkt und Durchlaufzeiten verkürzt, sondern auch das Engagement und die Zufriedenheit der Teams nachhaltig stärkt. Letztlich sichern Sie sich damit die Grundlage für ein dauerhaft wettbewerbsfähiges und zukunftsorientiertes Unternehmen.
Feedback unserer Kunden
"Siventus hat speziell für unsere Bedürfnisse innerhalb kürzester Zeit eine hochwertige Lösung entwickelt und umgesetzt. Die Zusammenarbeit mit den Beratern von Siventus ist jederzeit höchst professionell und erfreulich unkompliziert. So stellen wir uns eine erfolgreiche und partnerschaftliche Zusammenarbeit vor!"
⭐⭐⭐⭐⭐
Dieter Hook
Leiter Außenorganisation Mannheim
HUK-Coburg Versicherungen
"Durch die ausgezeichnete Fachexpertise hat uns Siventus mit einem professionellen Tool zur Erstellung von Business Cases unterstützt. Das Feedback unserer Kunden dazu ist ausgezeichnet. Besonders der Detailgrad in Verbindung mit dem systematischen Aufbau wird immer wieder hervorgehoben."
⭐⭐⭐⭐⭐
Dirk Martens
Geschäftsführender Gesellschafter
Heidelberg Management Consulting GmbH
Unsere Ansätze für nachhaltige Prozessoptimierung
Siventus Process Optimization Program (POP)
Mit unserem Siventus Process Optimization Program unterstützen wir Sie systematisch insbesondere bei der nachhaltigen Optimierung Ihrer Verwaltungs- und Support-Funktionen – egal ob Sie bestehende Prozesse verbessern oder vollkommen neue erschaffen möchten. Die Bedürfnisse der Prozess- und Endkunden stehen dabei stets im Vordergrund.
Für die bestmögliche Lösung Ihrer spezifischen Herausforderungen wählen wir aus unserem modularen Ansatz die passenden Instrumente. Zusammen mit unserem professionellen Projekt- und Change Management umfassen unsere Methoden zur Prozessoptimierung unter anderem die folgenden Werkzeuge:
✓ Six Sigma
✓ Lean
✓ Agile
✓ Business Process Management (BPM)
✓ Business Process Reengineering (BPR)
✓ Total Quality Management (TQM)
✓ Eliminate, Simplify, Standardize, Automate (ESSA)
✓ Kaizen
Ob Einzelprozess oder umfassende Prozesslandschaft, wir steigern die Effektivität und Effizienz Ihrer Abläufe – praxisnah, umsetzungsorientiert und mit dem erforderlichen Weitblick.
Ihre Vorteile mit uns
✅ Sie haben dank effizienter Prozesse mehr Zeit für das Wesentliche - und überzeugen so Ihre Kunden mit Leistungen, die sie begeistern.
✅ Sie profitieren von unserer jahrelangen Erfahrung aus zahlreichen Projekten zur Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung, die wir sowohl als Berater wie auch als operativ Verantwortliche erfolgreich umgesetzt haben.
✅ Sie erhalten maßgeschneiderte Lösungen, bei denen wir situativ von Agile bis Lean die idealen Optimierungsmethoden für Ihr Projekt miteinander verbinden.
✅ Sie verankern kontinuierliche Verbesserung langfristig in Ihrem Unternehmen, anstatt nur einen Einmalerfolg zu erzielen.
✅ Sie erreichen gesamthafte Optimierung durch unsere übergreifende Business Excellence Expertise von der Optimierung von Einzelprozessen, über die Etablierung von Continuous Improvement Einheiten bis hin zur Organisationsentwicklung.
✅ Sie steigern Ihre Unternehmensperformance mit messbaren Ergebnissen - Ihre Zufriedenheit steht immer im Mittelpunkt unseres Handelns.
Auszug unserer Leistungen
Identifizierung von Optimierungspotentialen
Erstellung einer Roadmap aller Optimierungsprojekte durch Analyse der Ist-Situation sowie der wichtigsten KPIs durch Workshops, Datenauswertung, Experteninterviews und Befragungen. Aufwand-Nutzen-Abschätzung zur Priorisierung anhand der Siventus Impact Matrix. Abgrenzung der zu optimierenden Abläufe, Prozesse und Bereiche.
Prozessmanagement & E2E-Prozesslandschaft
Sammlung und Identifizierung sämtlicher End-to-End (E2E) Prozesse bzw. der Ablauforganisation inklusive relevanter Subprozesse. Darstellen der Prozesse und Prozesslandkarte mithilfe digitaler Tools. Identifikation möglicher Optimierungspotentiale der Gesamt-Prozesslandschaft sowie Einbeziehung von Steuerungsgremien und Planungszyklen des Unternehmens.
Business Process Optimization
Umsetzung der Optimierungen durch Abgrenzung und Ist-Analyse der bestehenden Prozesse. Einholen und Verarbeiten von Kunden- und Stakeholderfeedback. Daten- und Ursachenanalyse sowie Priorisierung von Optimierungsfeldern. Lösungserstellung und -umsetzung, Prozessdarstellung sowie Etablierung langfristiger Mechanismen zur kontinuierlichen (Prozess-)Verbesserung.
Business Process Reengineering & Prozessmodellierung
Abgrenzung der neu zu modellierenden Prozesse sowie Zielsetzung und Bedarfsanalyse für nötige Wertschöpfung unter Einbeziehung der Prozesskunden. Ableiten und Bewerten von Design-Optionen basierend auf Ansprüchen und Zielen. Ausgestaltung der gewählten Designoption inklusive Prozessmodellierung und Ableitung nötiger Veränderungen im Gesamtkontext. Pilotierung und Implementierung der neuen Prozesse.
Ansätze & Methoden
Situationsbezogener Einsatz verschiedener Ansätze wie Lean Management, Agile Management, Design Thinking, Six Sigma, Business Process Management (BPM), Total Quality Management (TQM), Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) und Kaizen. Nutzung von Methoden wie Wertstromanalyse, Prozessflussdiagramme, Verschwendungsanalyse, Kanban-Systeme, Retrospektiven, Prozessdigitalisierung und Prozessautomatisierung.
Abteilung für Optimierung & Transformation aufbauen
Evaluation der bisherigen Fähigkeiten zur kontinuierlichen Verbesserung im Unternehmen. Erarbeitung von Zielen sowie Kennzahlen (KPIs) zur Messung des Erfolgs. Ableitung des Ressourcenbedarfs und der Zeitplanung zum langfristigen Aufbau einer Business Excellence-Einheit im Unternehmen. Aufsatz der notwendigen Abteilungsstrukturen und -prozesse sowie Erstellung von Trainingskonzepten.
Projektmanagement
Projektaufsatz, -planung und -steuerung sämtlicher Optimierungsmaßnahmen inklusive Pilotierungs- und Übergangsphasen. Verankerung von regelmäßigen Kontroll- bzw. Optimierungspunkten für kontinuierliche Verbesserung. Unterstützung des Projektteams, Vor- und Nachbereitung von Steuerungsmeetings sowie Tracking und Sicherstellung des Projektfortschritts.
Change Management & Projektkommunikation
Aktives Change Management, umfassende Projektkommunikation und innovative Formate zur frühzeitigen Einbindung und kontinuierlichen Information der Mitarbeitenden und weiterer relevanter Stakeholder. Workshops, Trainings und Coaching zur Steigerung der Awareness sowie der organisationalen Fähigkeiten.
Weitere Projektbeispiele
Globale Prozessoptimierung Telekommunikationsinstallationen
- Analyse und Abgrenzung Optimierungspotential
- Einordnung der Prozesse in End-to-End-Kontext
- Ist-Prozessaufnahme und Analyse sowie Erstellung von Yamazumi-Prozesscharts
- Optimierung, Streamlining und Soll-Prozesserstellung
- Globaler Rollout inklusive Kommunikationsplan und Trainingskonzept für Zuliefererunternehmen
- Tracking der monetären und zeitlichen Einsparungen nach Einführung
Redesign Performance Management-Prozess
- Aufnahme der Voice of the Customer, der Anforderungen des Managements
- Redesign und Prozessaufbau des Performance Management-Prozesses der Vorstands- und Senior Management-Ebenen
- Definition von Templates und Systemschnittstellen
- Ausschöpfung von Digitalisierungspotentialen
- Planung und Umsetzung des Prozess-Rollouts
- Konzeption der Kommunikations- und Trainingsmaßnahmen
Aufbau einer Abteilung für Optimierung und Transformation
- Konzeption, Planung und Umsetzung einer globalen Abteilung für Transformation und Continuous Improvement
- Aufbau einer Projektpipeline als Shared Service Center innerhalb des Konzerns
- Durchführung von Optimierungsprojekten und -workshops sowie Implementierung neuer Prozesse
- Erstellung und Durchführung von Lean und Kaizen-Trainings sowie Coaching der Prozessverantwortlichen in relevanten Methoden
▶ Was versteht man unter Prozessoptimierung?
Prozessoptimierung zielt darauf ab, betriebliche Abläufe effizienter und effektiver zu gestalten. Das Ziel sind Prozesse, welche qualitativ hochwertige Ergebnisse für interne und externe Kunden in kürzestmöglicher Zeit zu möglichst niedrigen Kosten liefern. Dabei kann unterschieden werden zwischen der Verbesserung bestehender Prozesse (klassische Prozessoptimierung) und der kompletten Neukonzeption von Prozessen (Process Reengingeering).
▶ Was passiert während der Prozessoptimierung?
Die Business Process Optimization folgt einem strukturierten Ablauf, der darauf abzielt, die Abläufe in einem Unternehmen effizienter zu gestalten und den größtmöglichen Kundennutzen zu erzielen. Zunächst wird im Rahmen der Problemdefinition festgelegt, welches exakte Problem gelöst werden soll. Dabei werden auch Auswirkungen auf weitere interne Abläufe und die Kundenzufriedenheit berücksichtigt.
Im Anschluss daran erfolgt eine umfassende Ist-Analyse. Dabei wird der aktuelle Prozess detailliert dokumentiert und es werden alle relevanten Daten erhoben – sei es durch quantitative Messungen, Beobachtungen, ein Ist-Prozessmapping oder Interviews mit den beteiligten Stakeholdern. Diese Analyse verschafft ein klares Bild des aktuellen Prozesses und seiner Schmerzpunkte und bildet die Grundlage für die weiteren Schritte.
Im dritten Schritt werden die Ursachen der identifizierten Schmerzpunkte systematisch untersucht. Wir ermitteln, welche tieferliegenden Gründe hinter den auftretenden Symptomen stecken, sodass darauf aufbauend konkrete Verbesserungsvorschläge erarbeitet werden können.
Anschließend werden im vierten Schritt die definierten Maßnahmen umgesetzt. Zunächst werden die Verbesserungen in Pilotprojekten oder Simulationen getestet, um ihre Wirksamkeit zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen, bevor sie flächendeckend ausgerollt werden.
Zum Abschluss wird im fünften Schritt der Erfolg der neuen Prozesse kontinuierlich überwacht. Anhand definierter Kennzahlen wird überprüft, ob die angestrebte Effizienzsteigerung oder eine höhere Kundenzufriedenheit erreicht werden, und es werden iterative Anpassungen vorgenommen, um den Prozess dauerhaft zu optimieren.
Beim Business Process Reengineering geht es um einen radikalen Neuaufbau von Geschäftsprozessen, um grundlegende Verbesserungen in Effizienz, Qualität und Kundenzufriedenheit zu erzielen. Im Gegensatz zu schrittweisen Optimierungen wird hier der gesamte Prozess von Grund auf neu gedacht.
Zunächst erfolgt eine umfassende Analyse der bestehenden Abläufe, bei der Schwachstellen und ineffiziente Strukturen identifiziert werden. Auf Basis dieser Erkenntnisse werden neue, ambitionierte Ziele definiert, die eng mit der Unternehmensstrategie verknüpft sind und eine signifikante Leistungssteigerung zum Ziel haben.
Im nächsten Schritt wird der Prozess neu gestaltet – „auf der grünen Wiese“ bzw. mit einem Greenfield-Ansatz. Dies kann beispielsweise den Einsatz modernster Technologien, die Einführung neuer Arbeitsweisen sowie eine Neugestaltung der Organisationsstruktur beinhalten. Um sicherzustellen, dass der neu entwickelte Prozess den Anforderungen gerecht wird, erfolgt eine Pilotphase, in der erste Implementierungen getestet und anhand klar definierter Kennzahlen evaluiert werden.
Nach erfolgreichem Testen wird der neue Prozess unternehmensweit eingeführt. Eine kontinuierliche Überwachung und regelmäßige Anpassungen stellen sicher, dass der umgestaltete Ablauf langfristig den gewünschten Erfolg bringt und flexibel auf Marktveränderungen reagiert werden kann.
▶ Warum ist professionelle Prozessoptimierung wichtig?
Unternehmen möchten mit ihren Prozessen sicherstellen, dass das gewünschte Ergebnis möglichst günstig und zeiteffizient erzeugt wird. In der Realität zeigt sich oftmals jedoch, dass Prozesse ineffizient sind oder nicht das gewünschte Ergebnis liefern. Einzelne Prozessschritte dauern zu lange oder liefern fehlerhafte Inputs an den Owner des nächsten Prozessschrittes. Die Qualität des Outputs ist mal gut, mal durchschnittlich und Kunden beklagen die fehlende Konstanz. Oder aber der Prozess beinhaltet viele Schritte, die automatisierbar wären und Ihren Mitarbeitenden Raum und Zeit für wertstiftendere Tätigkeiten geben würde.
Ein guter Prozess liefert im Umkehrschluss den gewünschten Output in der benötigten Qualität in möglichst effizienter und ressourcenschonender Weise. Oftmals ist ein gewisses Maß an Flexibilität benötigt, um auf unterschiedliche Situationen und Anfragen reagieren zu können. Optimierte Prozesse bringen Ihrem Unternehmen also nicht nur Effizienz und Effektivität, sondern auch allgemeine Leistungsfähigkeit und Kundenorientierung.
Gleichzeitig zielen viele Prozessverbesserungsinitiativen nicht auf ein tiefergehendes Verständnis der tatsächlichen Problemursachen ab, sondern stillen nur Symptome. So ist zwar schnell ein Ergebnis zu sehen, dieses wird jedoch nicht den gewünschten Effekt haben und langfristig für bessere Prozesseffizienz und -Effektivität sorgen. Ein fundiertes Vorgehen, das wirklich alle Schmerzpunkte detailliert aufdeckt und anschließend löst, ist das A und O, wenn Sie Ihre Prozesse wirklich messbar optimieren wollen.
▶ Welche Risiken können durch Prozessoptimierung minimiert werden?
Ohne eine ganzheitlich gedachte Prozessoptimierung besteht zunächst einmal das Risiko, dass die gewünschten Optimierungsziele verfehlt werden. Denn oftmals werden nur Symptome behandelt, anstatt die tatsächlichen Kernursachen anzupacken und zu lösen. Im schlimmsten Fall wird der neue Prozess sogar schlechtere Ergebnisse als zuvor erzeugen und sowohl Kunden wie auch Mitarbeitende verärgern.
Zahlreiche Risiken werden durch eine professionelle Prozessoptimierung minimiert:
- Die Kernursachen werden nicht analysiert oder nicht gefunden und es wird an den falschen Stellen optimiert
- Prozesse sind nach wie zu komplex, enthalten viele manuelle oder unnötige Bestandteile
- Stakeholder und Mitarbeitende kennen den Prozess nicht oder sind nicht in der Lage, ihn zu unterstützen
- Medienbrüche und Schnittstellen, die eigentlich Erleichterung bringen sollen, erhöhen das Risiko für Fehler
- Interne und externe Kunden erhalten nicht das gewünschte Ergebnis und können nicht richtig mit dem Prozessergebnis weiterarbeiten (interne Kunden) oder wenden sich einem Wettbewerber zu (externe Kunden)
- Ihre Mitarbeitenden sind überlastet und sind durch zahlreiche Überstunden demotiviert
- Es wird zu wenig oder zu viel Spielraum während des Prozesses gelassen und der Prozess erreicht nicht die gewünschte Qualität
- Der Prozess ist starr und nicht für die heutige dynamische Geschäftswelt gewappnet
▶ Was sind Erfolgsfaktoren der Prozessoptimierung?
Effiziente und effektive Abläufe begeistern Ihre Kunden mit optimalen Ergebnissen, entlasten Ihre Mitarbeitenden und ermöglichen es Ihnen, sich auf wertstiftende Aktivitäten zu fokussieren. Die wesentlichen Erfolgsfaktoren bei der Prozessoptimierung liegen dabei in:
- Einer ganzheitlichen und methodisch fundierten Herangehensweise, die den Fokus darauf legt, die Hauptursachen Ihrer Prozess-Schmerzpunkte zu lösen
- Der Kombination sinnvoller Methoden und Tools, die je nach spezifischer Situation zum Einsatz kommen (z.B. Lean, Six Sigma, Agile, ESSA, Design Thinking,…)
- Einem effektiven Training und Change Management für Ihre Mitarbeitenden, damit diese die neuen Prozesse optimal leben und nutzen können
- Einem integrativen Vorgehen, bei dem Ihre Mitarbeitenden und alle relevanten Stakeholder von Beginn an einbezogen werden, damit unterschiedliche Perspektiven und Erfahrungen in die Optimierungsmaßnahmen einfließen
- Dem Aufbau von Feedbackschleifen und je nach Situation agilen Methoden, damit Ihre Prozess auch langfristig in sich ändernden Rahmenbedingungen funktionieren und schnell angepasst werden können
- Einem iterativen Vorgehen mit sinnvollen Test- und Pilotierungsschleifen, damit Probleme frühzeitig erkannt werden und das Ergebnis wirklich die gewünschten Ergebnisse liefert
- Klar messbaren Zielen und Verbesserungsmaßnahmen, die für Sie qualitativ und quantitativ einen echten Unterschied mache
Arbeiten wir gemeinsam an Ihrer Business Excellence!
1. RESERVIEREN SIE IHR KOSTENFREIES INFOGESPRÄCH
Machen Sie den ersten Schritt damit wir uns kennenlernen - wir stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.
2. BRINGEN SIE IHRE ABLÄUFE AUF DAS NÄCHSTE LEVEL
Gemeinsam gehen wir die Probleme und Ursachen an und optimieren Ihre Prozesse und Schnittstellen.
3. STEIGERN SIE IHREN UNTERNEHMENSERFOLG
Leben Sie ebenso effektive wie effiziente Prozesse und entfesseln Sie das Potential, das in Ihrem Unternehmen steckt!
