Siventus Business Excellence Prozessoptimierung Workshop

Wie läuft die Prozessoptimierung ab?


Business Excellence | Prozessoptimierung
Autor: Laura Zöller | letzte Aktualisierung: 19.04.2024 



Bei der Prozessoptimierung wird durch gezielte Analysen und Verbesserungsmaßnahmen dafür gesorgt, dass ein Prozess möglichst effizient den benötigten Output für den Kunden liefert. Da verschiedenste Arten von Prozessen optimiert werden können, gleicht keine Prozessoptimierung inhaltlich genau der nächsten.

Jedoch lassen sich grundlegende Schritte festlegen, die je nach Themenstellung im genauen Ablauf und Detailgrad variieren können. Durch einen solchen strukturierten und flexiblen Ansatz verbunden mit der nötigen Methodik können Sie sicherstellen, dass die Prozesse in Ihrer Organisation kontinuierlich verbessert werden und Sie mit höchster Flexibilität und maximaler Effizienz den größten Nutzen für Ihre Kunden generieren.

Siventus Business Excellence Prozessoptimierung Phasen

Abbildung: Grundlegende Schritte der Prozessoptimierung
Quelle: Siventus Business Excellence Practice

Schritt 1: Problem definieren und abgrenzen
Im ersten Schritt sollte genau abgegrenzt werden, welches Problem es überhaupt zu lösen gilt. Dies erscheint zunächst trivial - eine Lösung kann für ein exakt definiertes Problem jedoch deutlich leichter gefunden werden. In der Realität wird hier oftmals zu sehr an der Oberfläche gekratzt. So wird oft lediglich ein Nebenproblem oder ein Symptom als das zu lösende Problem festgelegt, weil die Scoping-Phase zu schnell durchgeführt wird. Dadurch wird nicht das tatsächlich ursächliche Problem abgestellt und oftmals bleiben Frustration und ein immer noch ungelöstes Problem zurück. Es sollte während des ersten Schritts außerdem geklärt werden, welche Auswirkungen das Problem auf Kunden oder andere interne Abläufe hat, wie es quantifizierbar und mit Kennzahlen messbar ist und welche Zielsetzung man mit der Optimierung erreichen möchte.


Schritt 2: Ist-Prozess aufnehmen und Daten sammeln
Anschließend werden je nach genauer Problemstellung die Ist-Prozesse sowie erste Schmerzpunkte erfasst, Daten erhoben und die Anforderungen der Kunden identifiziert. Hierzu können auch qualitative Daten erfasst werden, beispielsweise aus Interviews und Gesprächen. Anschließend werden die darauf aufbauenden Analysemöglichkeiten zusammengetragen und priorisiert.


Schritt 3: Ursachen finden und Lösungen definieren
Nachdem die erforderlichen Daten zusammengetragen wurden, kann eine tiefergehende Analyse und Auswertung der Messdaten bzw. des Ist-Prozesses erfolgen. Es gilt herauszufinden, was die tatsächlichen Ursachen der auftretenden Probleme sind und welche Ableitungen sich aus dem Kundenfeedback treffen lassen. So kann man schlussendlich die Verbesserungsmaßnahmen formulieren und hinsichtlich Aufwand und Nutzen priorisieren.


Schritt 4: Maßnahmen definieren und umsetzen

Während der Umsetzung der Maßnahmen wird idealerweise mittels Pilotierung oder Simulationen vorab getestet, ob die Maßnahmen das Problem wie gewünscht lösen. Ebenfalls wird hier der neue Soll-Prozess mit den wichtigsten Stakeholdern dargestellt und eingeführt. Hierfür sind möglicherweise Trainings, Anleitungen, Technologieintegrationen oder auch neue digitale Tools und Software für Prozessmanagement sinnvoll.


Schritt 5: Ergebnisse überprüfen
Nachdem der neue Prozess eingeführt wurde, empfehlen wir dringend, die Resultate über einen gewissen Zeitraum hinweg zu prüfen. Nach einer zeitintensiven Prozessoptimierung ist die Versuchung zwar groß, den neuen Prozess erst einmal laufen zu lassen. Aber: Kontinuierliche Verbesserung lebt von iterativen Optimierungen. Sicherlich gibt es noch Optimierungspotentiale, die in der Umsetzung länger dauern, sich jedoch langfristig dennoch lohnen. Lassen Sie nicht locker, messen Sie den Optimierungserfolg mit Ihren eingangs definierten Kenngrößen und justieren Sie nach, wenn noch Spielraum für Verbesserungen besteht. Vergessen Sie auch nicht, in regelmäßigen Abständen zu prüfen, ob Ihr Prozess weiterhin das Ergebnis liefert, das der Kunde benötigt.

Laura Zöller, Partner bei der Siventus Unternehmensberatung, Portrait

Über die Autorin

Laura Zöller, Partner

Laura Zöller ist Co-Founder und Partner der Siventus Unternehmensberatung mit langjähriger Erfahrung in namhaften Konzernen und in der Beratung. Als Expertin für Organisationsentwicklung, Prozessoptimierung und Kostensenkung hat sie zahlreichen Unternehmen verschiedener Branchen im In- und Ausland zu mehr Wettbewerbsfähigkeit und Unternehmenserfolg verholfen.