5 praxisnahe Anwendungsfälle für Künstliche Intelligenz in Organisationsprojekten 

Business Excellence | Organisationsentwicklung
Autorin: Laura Zöller | Veröffentlichung: 23.04.2025 

Künstliche Intelligenz (KI) hat sich in den letzten Jahren als ein Schlüsselthema im Bereich der neuen Technologien etabliert. Oft scheitern KI-Projekte in Unternehmen jedoch an der Umsetzung, denn Best Practices haben sich noch nicht flächendeckend etabliert, und allzu oft wird die KI-Lösung zum Selbstzweck, obwohl sie eigentlich ein Tool oder Mittel zum Zweck sein sollte. 
 
Dabei kann KI Unternehmen dabei helfen, ihre Organisation effizienter und agiler zu gestalten und damit die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern - wenn sie sinnvoll eingesetzt wird. KI bietet in der Organisationsentwicklung diverse hilfreiche Möglichkeiten, um Mitarbeitende besser zu unterstützen, datenbasierte Entscheidungen vorzubereiten und Abläufe zu vereinfachen.  
 
In diesem Artikel stellen wir fünf konkrete Anwendungsfälle vor, in denen KI insbesondere bei Reorganisationsprojekten und anderen Vorhaben der Organisationsentwicklung wertvolle Unterstützung leisten kann. Zudem geben wir praxisnahe Tipps für eine erfolgreiche Implementierung. Dabei kombinieren wir Tool-Empfehlungen sowohl aus dem Bereich der konventionellen als auch der generativen KI.
 
Bevor wir tiefer in die Anwendungsfälle eintauchen, möchte ich einige grundlegende Voraussetzungen für KI-Anwendungen skizzieren. Denn bevor Sie in Ihrer Organisation neue KI-Tools einführen, sollten einige wichtige Rahmenbedingungen bedacht werden:

• KI-Strategie erarbeiten: Prüfen Sie, an welchen Stellen KI-gestützte Lösungen in Ihren Unternehmen Wert stiften können - und auch, wo bei Ihnen grundsätzlich Optimierungspotentiale liegen. Denn, wie eingangs erwähnt: KI muss einen klaren Zweck erfüllen. Überwachen Sie zudem regelmäßig die Performance Ihrer KI-Tools und prüfen Sie, ob Verzerrungen (Bias) auftreten. Passen Sie die Systeme bei Bedarf an.

• Datenschutz und Rechtsgrundlage beachten: Die Verarbeitung insbesondere sensibler (Mitarbeiter-)Daten muss im Einklang mit Datenschutzrichtlinien wie der DSGVO oder dem EU AI Act stehen und auch Ihre firmeneigenen Ansprüche an Compliance und Ethik erfüllen. Verwenden Sie, wenn möglich, anonymisierte Daten, und lassen Sie sich von Ihrer Rechtsabteilung beraten. Nicht jedes KI-Tool ist für jede Organisation geeignet.

• Pilotieren, optimieren und testen: Bevor eine KI-Lösung flächendeckend eingeführt wird, sollte sie umfassend getestet und optimiert werden. Viele KI-Systeme benötigen Nachtraining, um ihr volles Potenzial zu entfalten.

• Datenqualität sicherstellen: Stellen Sie sicher, dass Sie für den Einsatz in KI-Anwendungen korrekte und aktuelle Daten verwenden. Fehlerhafte oder unvollständige Daten führen zu verfälschten Analyseergebnissen und möglicherweise betrieblichen Fehlentscheidungen.  

• Transparent kommunizieren: Sie sollten bei Ihren Mitarbeitenden nicht den Eindruck erwecken, dass beispielsweise sensible Daten durch den Einsatz von KI-basierten Systemen an die Öffentlichkeit gelangen. Klären Sie proaktiv über den Einsatz von KI in Ihrem Unternehmen auf, um Vertrauen und Akzeptanz aufzubauen - und Interesse zu wecken. 

• Kulturelle Aspekte berücksichtigen: Bedenken Sie, dass der Einsatz von KI nicht nur eine technologische Entscheidung ist, sondern auch kulturelle und organisatorische Aspekte in Ihrer Firma berührt. Eine erfolgreiche Implementierung setzt voraus, dass Ihre Mitarbeitenden aktiv in den Einführungsprozess eingebunden werden und ein grundlegendes Verständnis für die Funktionsweise sowie die Möglichkeiten der eingesetzten KI-Tools entwickeln.  

• Ausprobieren ermöglichen und Schulungen anbieten: Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden, sich mit KI-Technologien auseinanderzusetzen und sie im geschützten Rahmen zu erproben. Bieten Sie gezielte Weiterbildungen an, um das Potenzial der KI für Ihr Unternehmen voll auszuschöpfen (siehe auch Punkt "Datenschutz und Rechtsgrundlage beachten").

 
Im Folgenden finden Sie fünf praxisrelevante Anwendungsfälle im Rahmen von Organisationsprojekten und der Organisationsentwicklung.

1. Mitarbeiterbefragungen und Pulse Checks

Mitarbeiterbefragungen sind bereits ein bewährtes Tool in der Organisationsentwicklung, um Stimmungen, Problemfelder und Optimierungsmöglichkeiten innerhalb der Organisation sichtbar zu machen. Oft sind sie jedoch bisher aufwendig in Aufsatz, Durchführung und Auswertung. Eingabefelder im Freitextformat ermöglichen zwar eine sehr individuelle Feedbackmöglichkeit, werden allerdings oftmals wegen des dahinterliegenden Analyseaufwands nicht tiefergehend ausgewertet. 
 
KI-gestützte Tools können diesen Prozess effizienter und effektiver gestalten, indem sie:
 

• Automatisiert personalisierte Fragen generieren, die sich dynamisch an Rollen, Abteilungen oder vorherige Antworten anpassen.
• Antworten in Echtzeit analysieren und Ergebnisse visuell aufbereiten – zum Beispiel in interaktiven Dashboards mit Filterfunktionen.
• Freitextantworten automatisch auswerten, um Muster und Trends zu erkennen.
• Teilnahmequoten erhöhen, indem sie Gamification-Elemente und nutzerfreundliche Interfaces einsetzen.
• Automatische Anonymisierung der Daten sicherstellen, um Datenschutzvorgaben einzuhalten.

  
Dabei müssen Sie selbstverständlich keine eigene KI-Mitarbeiterbefragung entwickeln, sondern können bereits fertig nutzbare, jedoch auf Ihre Bedürfnisse anpassbare Tools wie Qualtrics oder Culture Amp nutzen, um Ihre KI-gestützten Mitarbeitersurveys durchzuführen. 

2. KI-gestützte Analyse von Interviews und qualitativen Dateninputs 

Im Rahmen der Organisations- und Kulturanalyse werden in der Organisationsentwicklung oftmals Interviews, Fokusgruppen oder 1:1-Sessions mit Mitarbeitenden durchgeführt, um Muster, Stimmungen und Sentiments zu erkennen.  
 Selbstverständlich kann eine KI den persönlichen Kontakt, nonverbale Kommunikation und einen vertrauensvollen Umgang miteinander nicht ersetzen. In der Datenverarbeitung kann sie aber ergänzen und helfen, indem administrative Aufgaben vereinfacht werden oder verschiedene Datenquellen verknüpft werden können:  
 

• Aufgenommene Gespräche und Interviews können mithilfe von Tools wie Sonix, Otter.ai oder sogar mit Microsoft Office 365 automatisch in Text umgewandelt werden. 
• Für wissenschaftliche Interviews entwickelte Programme wie Atlas.ti können Text- oder auch Audiodateien analysieren, Muster erkennen und Inhalte kategorisieren. 

 
Wichtig: Nicht in jeder Situation ist eine Gesprächsaufzeichnung erwünscht. Eine Abwägung und Abstimmung mit den Beteiligten ist hier oberste Prämisse.

3. Verbesserte Personalplanung und Personaleinsatzplanung 

Insbesondere in Unternehmen, die aufgrund ihres Geschäftsmodells eine saisonal schwankende oder tagesabhängige Personalplanung durchführen müssen, fließt oft viel Zeit und Aufwand in die Personal- und Einsatzplanung. Gleichzeitig führen suboptimal aufgesetzte Einsätzpläne oft zu Frustration bei den Mitarbeitenden, weil beispielsweise Bedürfnisse und Wünsche nicht berücksichtigt werden konnten.  
 
KI-gestützte Lösungen können an dieser Stelle auf verschiedene Art und Weise helfen: 
 

• Bedarfsprognosen auf Basis historischer Daten und saisonaler Muster.
• Dynamische Anpassung von Schichtplänen, um kurzfristige Änderungen (z. B. Krankheitsfälle) zu berücksichtigen.
• Berücksichtigung von Mitarbeitenden-Präferenzen, um optimal ausgewogene Einsatzpläne zu erstellen.

 
Hilfreiche KI-Tools finden sich hierzu in Lösungen wie Quinyx oder Shiftbase. Neben den offensichtlichen Effizienzpotentialen und einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeitenden kann außerdem eine verbesserte Compliance mit arbeitsrechtlichen und internen Regelungen erreicht werden, da diese automatisch überwacht werden können. 

4. Mitarbeiterentwicklung und Kompetenzentwicklung

Mitarbeitern zu helfen, ihre Talente voll zu entfalten und dabei gleichzeitig die Firma fit für zukünftige Anforderungen zu machen, ist ein vielschichtiges Unterfangen. Wenn auch hier viel Fingerspitzengefühl nötig ist, kann man mittels KI hilfreiche Impulse für die Mitarbeiter- und Kompetenzentwicklung erhalten.  
 

• Es können beispielsweise Fähigkeiten der Mitarbeitenden aufgenommen und mit den Anforderungen an aktuell ausgeschriebene Rollen abgeglichen werden, um potentielle Fits schneller zu erkennen. 
• Durch die Analyse bestehender Fähigkeiten und künftiger gewünschter Entwicklungen können personalisierte Lernvorschläge für Mitarbeitende erarbeitet werden. 
• Auch kann der Status Quo vs. Soll der benötigten Kompetenzen im Unternehmen damit erarbeitet werden und als Input für eine Kompetenzmanagement-Roadmap dienen. 

 
Hilfreiche Tools hierfür sind beispielsweise Eightfold.AI und Visier. Sie ersetzen nicht den menschlichen Blick auf Mitarbeiter- und Kompetenzentwicklung, aber geben Ihnen detaillierten Analyse-Output, der sonst nur sehr zeitaufwendig erreichbar und möglicherweise sogar verborgen geblieben wäre. 

5. KI-gestützte Kollaborationstools 

Ein wichtiger Eckpfeiler der Organisationsentwicklung sind die täglichen Arbeitsweisen, mit denen Menschen in Unternehmen zusammenarbeiten. Hier gibt es einige einfach einsetzbare Tools, die Ihnen auch bei kleineren Aufgaben Arbeit abnehmen und die Zusammenarbeit effektiver machen können.  

• KI-gestützte Tools für Online und Offline-Workshops können helfen, komplexe Brainstorminginhalte zu strukturieren und schnell zu clustern oder beispielsweise automatisch in hilfreiche Themen-Mindmaps zu überführen. 
• Daten oder Entwürfe zu Organisationsdesigns als auch Prozessen können mithilfe von AI-Tools auf weitere Optimierungspotentiale überprüft werden – sogar bereits, während der Workshop dazu noch läuft. 
• Ihr Wissensmanagement kann mit KI-gestützten Tools deutlich leistungsfähiger werden - damit alle Mitarbeitenden relevante Informationen und Daten schnell finden und nutzen können. 

 
Dadurch haben Sie und Ihre Teams mehr Zeit, sich auf wertschöpfende Aktivitäten zu fokussieren. Einfach nutzbare Tools sind hier beispielsweise Mural, Miro, Notion AI oder Whimsical. Auch in Microsoft Office 365 werden immer mehr KI-gestützte Features integriert; es lohnt sich also, hier immer einmal wieder neue Funktionalitäten zu prüfen - auch wenn der Blick über den Tellerrand durchaus lohnenswert sein kann.